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cd92@petanque

Nous vous rappelons que le numéro de licence attribué depuis 1992, à vos licenciés, est pour toute leur durée de vie de licencié
à la fédération, même si ceux-ci non pas repris de licence pendant une ou plusieurs années après.

Comme nous vous l'avons indiqué plus haut, votre comité établit des licences informatiques depuis 1995, 15 ans déjà.

Pour l'année 2011, toutes les licences ne seront pas refaites, car le nouveau support carte à puce informatique, mis en place début 2009, est valable pour plusieurs années et se met à jour avec un lecteur.

Comme l'année passée, pour tous les jeunes, vous devrez remplir une fiche individuelle avec une photo que vous remettrez au Comité
en même temps que la demande de licence.

Ces documents mis au point par la fédération vous ont été remis les années précédentes. Si vous en voulez demandez-les lors de votre visite au Siège ou par courrier. Nous vous conseillons vivement de les faire remplir par toutes les personnes qui désirent reprendre ou prendre une licence fédérale.

* d'avoir les coordonnées exactes de vos adhérents.
* de remplir correctement les bordereaux de demande de licence.

* de mettre à jour la base informatique pour effectuer tout à fait correctement, la fabrication de la nouvelle licence carte a puce.

Peut-être avez-vous déjà un document propre à votre club. Si celui-ci contient toutes les informations nécessaires, vous continuez à l'utiliser (pour tout nouveau licencié, une photocopie de celle-ci doît être jointe au bordereau de demande de licence et la certificat médical est obligatoire).

*Lors de la remise de ce document par le demandeur, un responsable de l'association doit s'assurer de l'exactitude du document en vérifiant l'état civil avec un document officiel (fiche d'état civil, carte d'identité ou passeport...).

*En ce qui concerne les jeunes qui auront 18 ans dans l'année de la demande de licence, il est à noter que l'autorisation parentale est nécessaire pour tous les jeunes si l' âge de 18 ans n'est pas atteint au moment de la demande.

*La loi sur les activités physiques et sportives prévoit que toute demande de licence est subordonnée à la production d'un certificat médical spécifiant qu'il n'y a pas de contre-indication à la pratique du sport. Le comité Directeur de la Fédération, en sa réunion du 18 octobre 1998, a pris la décision de demander ce certificat pour la participation à toutes compétitions de Pétanque et jeu provençal. Nous vous avons remis un modèle de certificat médical qui doit être signé par le médecin avec son cachet.

Pour les nouveaux licenciés qui ont un numéro de licence depuis 1992, mais qui n'ont pas pris de licence en 2009, il faut respecter les règles de mutation en cas de prise de licence dans un autre club que le dernier où il était.

Il faut demander, à tous vos licenciés, une photo propre et récente (deux photos si vous en gardez une au club) pour la faire parvenir au comité.

Ils ont été modifiés pour permettre d'indiquer la date de début du certificat médical.

*D'utiliser ces documents pour les demandes de licences de l'année 2011
*De les remplir correctement et lisiblement (si possible dactylographiés).
*De les déposer au Siège ou de nous les envoyer par courrier au Siège, en deux exemplaires.
*De classer, si possible, vos joueurs, par ordre alphabétique.
*De regrouper, au maximum, vos demandes de licences (éviter plusieurs remises ou envois avec un ou deux licenciés, sauf après le début de la saison).

Attention la responsabilité du président est engagée en cas d'informations erronées ou non vérifiées par lui-même ou leur responsable des prises de licence dans le club.

Il concerne la reprise de licences de joueurs ayant précédemment (en 2010) une licence dans votre club et n'ayant aucune modification par apport à l'année précédente.

*Le numéro de la licence
*Le nom et le prénom du licencié
Il faut préciser, en bas, dans les cases " TOTAUX ", le nombre de licences, pas catégories, qui correspond à votre futur règlement.

*Nouveau licencié
(avec la demande de licence pour toutes les catégories jointes)

*Renouvellement d'un licencié de 1992 ou 1993 ou 1994 ou 1995 ou 1996 ou 1997 ou 1998 ou 1999 ou 2000 ou 2001 ou 2002 ou 2003 ou 2004 ou 2005 ou 2006 ou 2007 ou 2008 2009(pas de licence en 2010 ou les années d'avant)
(avec la demande de licence pour toutes les catégories jointes)

*Les mutations inter- départements
(joindre, obligatoirement, le document parfaitement rempli de mutation)

Il faut préciser, en bas, dans les cases " TOTAUX ", le nombre de licences, par catégories, qui correspond à votre futur règlement.

Les bordereaux de licences doivent être envoyés au Siège, pas courrier et obligatoirement en 2 exemplaires.

Nous pouvons vous fournir gratuitement les imprimés des deux exemplaires de bordereau et des étiquettes pour vos envois. Demandez-les lors de votre première visite au Siège.

(ne pas réutiliser les numéros de page déjà attribués sur les bordereaux du premier ou du deuxième cas, d'un envoi précédent)

Cas général

Pour les bordereaux parvenus au Siège du Comité le mercredi soir, les licences seront éditées et à disposition des clubs le mercredi matin suivant (du 16 janvier au 27 février).

Vous devez régler par chèque et à l'ordre rappelé ci-dessous :

*Le samedi matin en remettant le document donnant la composition de votre bureau si vous ne l'avez pas encore fait contre remise de vos licences.

*Ou joindre votre règlement à votre envoi des bordereaux par courrier avec le document donnant la composition de votre bureau si vous ne l'avez pas encore fait.

" COMITE DES HAUTS DE SEINE DE LA FFPJP "

Le samedi matin, vous prendrez possession de vos licences, obligatoirement, contre paiement et nous pourrons mettre à jour vos licences valables de 2009 en les passant sur un lecteur. Nous vous délivrerons un reçu.

PRECISIONS TRES IMPORTANTES

*Les bordereaux de licences parvenus le jeudi et le vendredi ou remis le samedi matin, seront traités la semaine suivante et à disposition le samedi qui suit.
*Aucune licence ne sera fournie le samedi matin ou un autre jour, lorsqu'un représentant d'un club se présentera, au Siège, pour retirer des licences commandées normalement.
*Autrement dit, il n'y aura aucun cas d'urgence qui sera traité en dehors des règles établies.
*Vous devez discipliner vos adhérents à prendre leur licence suffisamment tôt pour qu'ils puissent participer au concours qu'ils souhaitent.

CAS PARTICULIER

Un club peut souhaiter que nous lui renvoyons, par courrier, les licences si elles sont en petite quantité.

*Il le précise avec ses demandes
*La règle sera la même que le cas général

Pour les bordereaux parvenus au Siège du Comité le mercredi soir, les licences seront éditées et envoyées au club soit le vendredi, s'il y a une permanence, soit le samedi matin.

*Par contre, le règlement devra, obligatoirement, être joint aux bordereaux de licences
*Nous joindrons, à l'envoi des licences, le reçu

Edition et traitement des licences

Au niveau du comité:

D'après les bordereaux de modification des informations reçus et corrects, nous mettrons à jour la base informatique qui sera sur Internet et nous commanderons les licences au prestataire PARAGON pour être fabriquées sur le nouveau support de licence.

D'après les bordereaux de renouvellement reçus et corrects, nous mettrons à jour la base informatique qui sera sur Internet.
Quand vous venez prendre possession de vos nouvelles licences, si vous venez avec les licences de 2010 à mettre à jour, les membres du comité les passeront sur un lecteur.

Les nouvelles licences seront délivrées avec leur étui protecteur de couleur différente pour les catégories suivantes :

JAUNE pour les Elites

ROUGE pour les honneurs

BLANC pour les promotions

BLEU pour les jeunes

Nous les mettrons dans une enveloppe avec un exemplaire du bordereau de demandes de licences et le reçu du constat de paiement.

* En cas de mutation pénalisante, l'information sera contenue dans la puce.

Ce travail est fait par les membres du Comité des Hauts De Seine

Au niveau du club :

Pour toutes les nouvelles licences, dès que vous êtes en possession des licences, votre travail consistera à la vérifier si vous avez un lecteur et un ordinateur, avec le logiciel " Gestion Concours" et à la remettre à vos licenciés. Ne jamais remettre une nouvelle licence si l'ancienne n'a pas été rendue.
*Mettre la licence, définitivement, dans son support plastique.

Périodicité des permanences

Cette procédure sera appliquée du début Janvier à la mi-octobre

La première permanence aura lieu le Samedi matin 5 Janvier 2011
de 9 h 30 à 12 heures précises.

De début janvier et pour les mois suivants, les bordereaux de licences seront envoyés au Siège et les nouvelles licences seront retournés au club par courrier et cela suivant les mêmes règles définies pour le cadre général. Les licences de 2009, valables pour 2010, seront mises à jour à l'aide d'un lecteur et du logiciel " Gestion Concours ", soit au siège si vous venez avec les licences, soit au club si vous avez un lecteur et un ordinateur, soit par Patrick Richez lors des ses visites de formation dans les clubs.

Pendant la période des permanences du samedi, les volumes importants de licences ne seront pas envoyés par courrier. Ils devront être retirés le samedi matin par un membre de votre club.

REMARQUE IMPORTANTE

Pour les clubs qui désirent obtenir les licences pour les joueurs qui font les nationaux d'hiver, ils peuvent dès la mi-décembre, appliquer la procédure "cas particulier ", c'est à dire envoyer leurs bordereaux, accompagnés du règlement des licences et de l'affiliation du club, ainsi que la composition de votre bureau. Les mises à jour du logiciel fédéral seront faites et les nouvelles licences leur seront adressées par courrier et les mises à jour des licences seront faites avec un lecteur.

Prise en charge des frais postaux pour les envois en partance du Siège

En 2006, nous avions remarqué que beaucoup de club ne se déplaçait pas pour venir le samedi chercher leurs licences et qui représentait un gros volume à faire passer par la poste. Cela nous a engendré des frais postaux supplémentaires.

Cela s'est arrangé en 2007, 2008, 2009, malgré le fait que nous ayons refait toutes les licences, nous ne souhaitons pas changer notre façon de faire et notre Comité prendra en charge les frais d'envois de licences avant le 5 janvier et après le 5 mars 2011.

Le comité se réserve le droit de modifier ses procédures en fonction des éventuels problèmes que nous pourrions rencontrer dans l'organisation de la gestion des licences.
Nous ne manquerons pas, à ce moment là, de vous en informer immédiatement.

C'est une nouvelle équipe du Comité qui va assurer cette gestion complète sous Internet.
Nous vous rappelons que nous sommes tous des bénévoles.

Souhaitons-nous, à tous, bonne chance, pour renouveler la réussite des années précédentes.

MERCI D'AVANCE A TOUT LE MONDE